سياسة الاحتفاظ بالسجلات
 

المادة (1) الهدف
تقدم هذه السياسة إرشادات لكيفية إدارة وحفظ السجلات والوثائق فالسجلات والوثائق وحفظها إتلافها بما يتوافق مع اللائحة التنفيذية لنظام الجمعيات التعاونية والنظام الأساسي ويضاف الى ذلك متطلبات النظام مع نظام الدفاتر التجارية السعودي.

المادة (٢) النطاق
الجمعية العمومية - مجلس الإدارة - رئيس مجلس الإدارة - المدير التنفيذي كافة رؤساء الأقسام وجميع منسوبي الجمعية.

المادة (٣) مكان حفظ الوثائق
يتم الاحتفاظ بالسجلات والوثائق والمراسلات لجمعيةالتعاونية متعددة الأغراض بالقويعية

المادة (4) مسؤولية حفظ الوثائق والتحقق
تقع مسؤولية الاحتفاظ بالسجلات على رؤساء الأقسام كل رئيس قسم فيما يخص قسسه وتنظم عملية
التحقق من الالتزام بسياسة الاحتفاظ والإبلاغ وفقاً للهيكل التالي:
بيان اسم القسم المسؤول عن الاحتفاظ بالوثائق مسؤول التحقق الالتزام بسياسة الوثائق والابلاغ
كافة السجلات والوثائق
والمعاملات والمستندات
المحددة في هذه السياسة والتي تخص كل قسم على حدة
مجلس الإدارة أمين المجلس لجنة المراقبة
الإدارة التنفيذية المدير التنفيذي لجنة المراقبة
قسم الحسابات/ المالية المسؤولعن المالية لجنة المراقبة
المستودعات/ المخازن المسؤولعن المستودعات المسؤولعن المالية
الموارد البشرية المسؤولعن الموارد البشرية المسؤولعن المالية
إدارة المشروع مدير المشروع المدير التنفيذي
الإيرادات العرضية (ايجارات) المدير التنفيذي المسؤولعن المالية
الجمعية العمومية أمين المجلس لجنة المراقبة




المادة (٥) وثائق جمعية التعاونية متعددة الأغراض بالقويعية
إن وثائق الجمعية تمثل المرجع الوحيد والتي تعبر عن الاحداث والمعاملات التاريخية وتحكم العمليات والاحداث الحالية والمستقبلية وتشمل على سبيل المثال لا الحصر مايلي:
م البيان م البيان
1. عقد التأسيس 2. النظام الاساسي
3. نظام الحوكمة 4. السياسات الداخلية
5. طلب التسجيل 6. طلب الانتساب
7. شهادات التسجيل 8. سجل الأعضاء
9. سجل محاصر اجتماعات مجلس الإدارة 10. سجي حساباتالأعصاء
11. محاضر اجتماعات الجمعية العمومية 12. مراسلات و قرارات رئيس مجلس الإدارة
13. البيانات المالية المدققة من محاسب قانوني 14. البيات المالية المرحلية (الداخلية)
15. الموازنات التقديرية المعتمدة من المجلس 16. بطاقة تفريغ الميز انية
17. ميز ان المراجعة 18. قوائم الجرد السنوية والدورية
19. سند قبض 20. سند صرف
21. سند قيود(قيود اليومية مع مرفقاتها) 22. شهادة الاسهم
23. المراسلات مع جهات الإشراف الواردة والصادرة
24. عقود الموظفين و طلباتهم ومراسلاتهم الواردةمنهم و المعاملات الصادرة من أي قسم في الجمعية
25. المراسلات الواردة والصادرة لكافة الا قسام 26. الوثائق والمراسلات الصادرةوالواردة القانونية
27. التراخيص الحكومية والخاصة والعقود مع
الموردين او العملاء او شركات التامين وما فى
حكميا 28. سجلات الأصول الثابتة ومستنداتها
29. نظام المعلومات الإلكتروني والنسخ الاحتياطية لنظام المعلومات 30. سندات التوريد والصرف المخزني



المادة (6) مده الاحتفاظ
تلزم هذه السياسة الاحتفاظ بالوثائق بالمدة المحددة التالية: -
م بيان بالوثائق مدة الاحتفاظ م بيان بالوثائق مدة الاحتفاظ
1. عقد التأسيس احتفاظ دائم 2. النظام الاساسي احتفاظ دائم
3. نظام الحوكمة احتفاظ دائم 4. السياسات الداخلية احتفاظ دائم
5. طلب التسجيل خمسة عشر سنة 6. طلب الانتساب خمسة عشر سنة
7. شهادات التسجيل خمسة عشر سنة 8. سجل الأعضاء خمسة عشر سنة
9. سجل محاصر اجتماعات مجلس الإدارة احتفاظ دائم 10. سجل حساباتالأعصاء احتفاظ دائم
11. محاضر اجتماعات الجمعية العمومية احتفاظ دائم 12. مراسلات و قرارات رئيس مجلس الاداره احتفاظ دائم
13. البيانات المالية المدققة من محاسب قانوني احتفاظ دائم 14. البيات المالية المرحلية (الداخلية) احتفاظ دائم
15. الموازنات التقديرية المعتمدة من المجلس خمسة عشر سنة 16. بطاقة تفريغ الميز انية خمسة عشر سنة
17. ميز ان المراجعة خمسة عشر سنة 18. قوائم الجرد السنوية والدورية خمسة عشر سنة
19. سند قبض خمسة عشر سنة 20. سند صرف خمسة عشر سنة
21. سند قيود(قيود اليومية مع مرفقاتها) خمسة عشر سنة 22. شهادة الاسهم خمسة عشر سنة
23. المراسلات مع جهات الإشراف الواردة والصادرة خمسة عشر سنة 24. عقود الموظفين و طلباتهم ومراسلاتهم الواردة منهم و المعاملات الصادرة من أي قسم في الجمعية خمسة عشر سنة
25. المراسلات الواردة والصادرة لكافة الا قسام خمسة عشر سنة 26. الوثائق والمراسلات الصادرةوالواردة القانونية خمسة عشر سنة
27. التراخيص الحكومية والخاصة والعقود مع الموردين او العملاء او شركات التامين وما في حكميا خمسة عشر سنة 28. سجلات الأصول الثابتة ومستنداتها خمسة عشر سنة
29. نظام المعلومات الإلكتروني والنسخ الاحتياطية لنظامالمعلومات احتفاظ دائم 30. سندات التوريد والصرف المخزني خمسة عشر سنة
31. البريد الالكتروني ست سنوات

المادة(7) إجراءات الاحتفاظ بالمستندات و تنظيمها


 يحتفظ كل قسم بالمراسلات الواردة والصادرة بصوره مرتبة و مرقمةفي ملفات مستقله
 تحفظ المعاملات والمستندات بصوره مستقلةفي ملفات مرتبة ومتجانسة
 يحتفظ كل قم بخزائن مناسبة (دواليب) لحفظ مستنداته وتكون مفاتيح تلك الدواليب مع رؤساء الأقسام او الشخص المسؤول عن الاحتفاظ بموجب هذه السياسة
 تحفظ كافة أنواع العقود الأصلية في ملفات مستقله مع الاحتفاظ بصوره الكترونية بصوره واضحة
 يتم الاخذ بعين الاعتباربأن تكون المستندات وأدوات الاحتفاظ بها في مكان آمن بعيد عن الماء او الاتريةو محرزة
 يتم الاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية لنظام المعلومات الإلكتروني (النظام المحاسبي) في مكان مستقل وبعيد عن الأمطار او المياه او الحريق وفي مكان أمن و يكون تحتمسؤولية المسؤول عن الحسابات

المادة (٨) إتلاف الوثائق
 إن عملية إتلاف الوثائق لا يوجد لها مبرر وفقا لهذه السياسة وأن هذه السياسة تمنع اتلاف أي
من الوثائق المصنفة في هذه السياسة ولا تشجع هذه السياسة على إتلاف الوثائق والمستندات
وانما تؤكد هذه السياسة أن الوثائق والمستندات الغير مصنفه في هذه السياسة يمكن إتلافها
بشكل منظم و منضبط لتفادي إتلاف وثائق لها اثار قانونيه أو داعمه لنزاعات مستقبليه
 إن عملية اتلاف أي من الوثائق المصنفة بعد انتهاء المدة المذكورة في حالات قد تكون
ضرورة قصوى ترجع لتقدير مجلس الإدارة وله الحق فقط في أن يقرر ذلك بالإجماع

المادة (٩) إتلاف الوثائق المصنفة
يتم تشكيل لجنة من ثلاثة أعضاء بناء على قرار من المجلس يتم وفقاً لما يلي:
 يرسل طلب من القسم المختص بطلب إتلاف الى المدير التنفيذي محدد فيه عدد الوثائق و
انوعها وأسباب الاتلاف وإقرار من القسم المختص بانه لا يوجد أي مخاطر من الاتلاف ولا
يجوز تقديم طلب الإتلاف على وثائق مصنفه الا بعد مرور عامين على المدة القانونية
للاحتفاظ
 في حال موافقة المدير التنفيذي يتم إرسال الطلب لمجلس الإدارة

 في حال قرر مجلس الإدارة بالإجماع يتم تشكل لجنة
 تشكل اللجنة بعضويه القسم طالب الاتلاف و عضوين أخرين
 تقوم اللجنة بحصر الوثائق و دراسة مدى وجود أي مخاطر من عملية الاتلاف و رفع تقرير و
توصيه بالموافقة على الإتلاف أو رفضه مع العلم بان عضويه القسم طالب الإتلاف لا يحق له
التوصية أو التأثير على اللجنة
 في حال وافق المجلس على التوصية المقدمة من لجنة الاتلاف يتم اتلاف الوثائق بصوره
نظيفة ولا تؤثر على البيئة

المادة (10) إتلاف الوثائق الغير مصنفه
إن هذه السياسة تجيز لرؤساء الأقسام اتلاف الوثائق والمستندات الغير مصنفه او البريد الإلكتروني
التي لا تحتوي على معلومات تتعلق بعمليات وعقود قانونية على سبيل المثال لا الحصر
 عروض الأسعار الموردين لعمليات لم تتم
 طلبات شراء لعمليات لم تتم
 طلبات الاحتياج من الأقسام لمواد او خدمات لم يتم شراءها
 طلب سلفه لم يتم اعتمادها
 طلب إجازة تم رفضها
 صور المعاملات الداخلية الغير هامة